Urząd Miejski

Wersja klasyczna serwisu

Narzędzia

Menu główne

Wydział Organizacyjny

Symbol: OR

Adres: Stary Rynek 1

Pokój: 13

Nr telefonu: 830 91 51/52

1. Do Wydziału Organizacyjnego należą sprawy:

wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu RP, Prezydenta RP, i samorządu terytorialnego oraz referendów stosownie do obowiązujących przepisów,
zapewnienie obsługi Sekretariatu Burmistrza i Zastępcy w tym między innymi:
- przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
- prowadzenie rejestrów korespondencji,
- wysyłanie korespondencji i przesyłek,
- udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
- organizacja przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza i jego Zastępców,
- prowadzenie rejestru przyjęć interesantów,
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych.
opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu,
zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu - wdrożenie nowych metod i technik zarządzania,
prowadzenie zbiorczej ewidencji zarządzeń Burmistrza,
prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, i przekazywanie ich Wydziałom oraz innym jednostkom do załatwienia wg. właściwości,
prowadzenie spraw osobowych i emerytalno-rentowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych miasta z wyłączeniem szkół i przedszkoli w tym m.in:
- przygotowanie umów o pracę , czy innego form nawiązania stosunku pracy,
- przygotowanie angaży, przeszeregowań, awansów,
- wyliczanie nagród jubileuszowych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- przygotowanie wniosków i pism premiowych dla dyrektorów jednostek organizacyjnych i pracowników obsługi w Urzędzie,
- kierowanie pracowników na badania lekarskie wstępne i okresowe, f)przygotowanie pełnej dokumentacji osób ubiegających się o świadczenia emerytalno -rentowe,
- wydawanie świadectw pracy byłym pracownikom Urzędu i placówek oświatowych,
zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy oraz osób fizycznych, z którymi Urząd zawiera umowy cywilno-prawne,
gospodarowanie etatami i funduszami wynagrodzeń oraz nadzór nad ruchem kadrowym;
prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników;
prowadzenie spraw socjalnych m.in:
- przygotowanie umów o pożyczkę z ZFŚS,
- przyjmowanie podań i przygotowanie wykazu osób uprawnionych do korzystania z dopłat do wczasów, talonów i innych form korzystania z pomocy z ZFŚS,
sporządzanie sprawozdań z zatrudnienia i wynagrodzeń w Urzędzie, o ruchu kadrowym oraz innych na potrzeby GUS,
prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i badań pracowników zgodnie z przepisami z zakresu bhp,
prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych;
obsługa techniczna kontroli zewnętrznych, prowadzenie książki kontroli zewnętrznych, przechowywanie dokumentacji z kontroli i publikowanie informacji dotyczącej kontroli w Biuletynie Informacji Publicznej,
organizowanie we współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy staży oraz robót publicznych dla osób bezrobotnych,
prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw Burmistrza,
przyjmowanie oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do złożenia oświadczeń zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym,
prowadzenie spraw związanych z korzystaniem do celów służbowych z samochodów prywatnych przez pracowników Urzędu i kierowników jednostek podległych,
gospodarka lokalami i majątkiem ruchomym będącym w dyspozycji Urzędu,
prowadzenie bieżących remontów budynków administracyjnych i inwentarza biurowego oraz istniejących instalacji,
prowadzenie ksiąg inwentarzowych;
zapewnienie technicznych warunków pracy Urzędu, a w szczególności:
- administrowanie budynkiem, w tym: prowadzenie spraw najmów, dzierżaw itp.,
- prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz bieżąca konserwacja budynku Urzędu i pomieszczeń biurowych zajmowanych przez Urząd,
- obsługa spraw związanych z ochroną budynku, d)utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
- opracowywanie zakresu zamówień publicznych dotyczących: urządzeń biurowych, zaopatrzenia Urzędu w materiały biurowe i eksploatacyjne, usług remontowych, zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
- ewidencjonowanie składników majątkowych będących w posiadaniu Urzędu,
- prowadzenie gospodarki drukami, formularzami i pieczęciami,
- prowadzenie gospodarki materiałami biurowymi i kancelaryjnymi.
zaopatrywanie Urzędu w dzienniki, czasopisma, wydawnictwa, literaturę fachową oraz prowadzenie ewidencji i likwidacji księgozbioru,
dbałość o umieszczanie flag w budynku Urzędu w okresach zbliżających się świąt narodowych i innych ważnych uroczystości,
dbałość o należyty stan szyldów, tablic informacyjnych i oznaczeń Urzędu,
analizowanie kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
planowanie i opracowywanie założeń projektu budżetu w zakresie: zakupu materiałów i wyposażenia, mediów, usług remontowych i pozostałych, środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, podróży krajowych, zagranicznych i innych,
zapewnienie technicznych warunków pracy Rady Miejskiej i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,
prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów budowlanych i p.poż. w Urzędzie,
zapewnienie sprawnego działania urządzeń biurowych i łączności,
nadzór nad pracownikami obsługi Urzędu,
prowadzenie spraw wynikających z ustawy kodeks postępowania cywilnego, a mianowicie:
- przyjmowanie pism sądowych (art. 138 § 1),
- przyjmowanie pism sądowych w wypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania (art. 139 § 1 i 2),
- wywieszanie w swoim lokalu ogłoszenia o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane (art. 144 § 2),
- składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych (art. 722 § 1),
- udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji (art. 761 § 1),
- przyjmowanie obwieszczeń (art. 954 pkt. 1, art. 945, art. 955).
sporządzanie sprawozdań z zakresu ochrony środowiska, odpadów oraz nośników energii,
prowadzenie archiwum zakładowego,
doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją
koordynowanie Biuletynu Informacji Publicznej,
dbałość o wizerunek Urzędu Miejskiego i podległych jednostek organizacyjnych m. in. poprzez utrzymywanie kontaktu z mediami, organizację i obsługę konferencji prasowych, przygotowywanie serwisów informacyjnych i ewentualnych sprostowań do prasy,
prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych Miasta,
prowadzenie rejestrów oraz drukowanie kart: „Duża Rodzina 3+” i „Seniora”,
wykorzystywanie multimedialnych form informacji o mieście, w tym bieżące redagowanie miejskiej strony internetowej,
prowadzenie spraw związanych z używaniem herbu miasta przez osoby fizyczne i prawne,
koordynowanie działań podległego Biura Rady Miejskiej,
wykonywanie innych czynności związanych z zakresem zadań Wydziału,
koordynacja opracowania Programu Współpracy Miasta Łowicza z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz:
- prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem konkursu ofert na zadania z zakresu oświaty i przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym,
- prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów na przekazanie dotacji z zakresu oświaty i przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym,
- kontrola merytoryczna prawidłowości wykorzystania dotacji zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz przeprowadzanie analiz merytorycznych sprawozdań przedkładanych Wydziałowi przez dotowane organizacje,
- wykonywanie innych zadań wynikających z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

2. Wydział przy znakowaniu spraw używa symbolu "OR"

Rejestr zmian podstrony
Informację wprowadził(a): Jacek Foks (2007-10-11 13:38:58)
Informację zmodyfikował(a): UM Łowicz (2024-11-27 12:10:13)
Liczba odwiedzin: 14303